仕事の悩み

報連相したのに怒られる!? 認められる報連相のコツ!

社会人になると「報連相が大切です」と言われますよね。
そこで意を決して「報連相」をしてみると怒られてしまった。そんな若手や新人は多いと思います。

怒る先輩、上司もどうかとは思いますが、ここでは古臭い先輩・上司とも上手く付き合える「報連相」コツをお伝えします!

・「報連相」の言葉の意味を知る
・「報告」はいい結果も悪い結果も
・「報連相」をする時は相手の反応を予測する

「報連相」の意味を理解しよう

言葉の意味を知る

そもそも、「報告」「連絡」「相談」ってそれぞれどういう意味なのか、理解してますでしょうか。

「報連相が上手くできない・・」と悩んでいるのは、単に言葉の意味を勘違いしているのかもしれません。

まずは言葉の意味を理解した上で、考え方を解説していきましょう。

報告

告げ知らせること。特に、ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。また、その内容。「出張の報告」「事件の顛末(てんまつ)を報告する」「研究の中間報告」
(デジタル大辞泉より)

連絡

気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。また、その通知。「―をとる」「本部に―する」
(デジタル大辞泉より)

相談

問題の解決のために話し合ったり、他人の意見を聞いたりすること。また、その話し合い。「相談がまとまる」「相談に乗る」「友人に相談する」「身の上相談」
(デジタル大辞泉より)

これを仕事上の場面に置き換えてみると、こんな感じです。

報告

上司や先輩からの指示に対して、作業の状況、結果を伝えることです。この結果は、いい結果も悪い結果も伝える必要があります。「終わりました」の一言でも良いんです。「報告」は部下や後輩の義務だと思いましょう。

連絡

これは未来の予定に使われることが多いです。打ち合わせの日時や場所など、事前に相手に伝えますよね。これは意識しなくても出来ている方が多いと思います。

相談

トラブル発生時や、自分の知識・能力では処理しきれない場合など、「困った時」に上司や先輩と話し合いをすることです。自分の能力では処理できない以上、状況を打開するためには必須ですね。
しかし、この「相談」については基本的に「悪い情報」を伝えることになるので、苦手な人は多いはず・・・

言葉の意味を踏まえて

おそらく、言葉の意味を理解した上であらためて考えると、多くの方が苦手としているのは「相談」ではないでしょうか。
「相談」する時には悪い情報を「報告」することになるので、怒られることも多いですよね。(そういう意味では「報告」に苦手意識がある方もいるかもしれません)

「相談」した時に「なんでそんな事になってるんだ!」なんて言われてしまうことも・・

こう言われないために重要なのが、実は「報告」の仕方なのです。

「報告」を上手く使おう

「悪いことほど早く報告しなさい」これは良く言われる言葉ですね。

これはその通りでしょう。

ただ、今回強調したいのは、途中経過の報告、完了報告です。

途中経過報告は方向性が正しいことの確認
完了報告は正しく終わったことの確認

自分自身では終わったつもり、正しいつもりであっても、上司や先輩から見れば想定と異なることがあります。

「問題なく終わった」結果は報告を省略していませんか?

「問題ない」と思っているのは自分だけかもしれません。

途中経過報告、完了報告は自分が正しいことの確認です。自分の身を守るためにも、良いことも悪いことも必ず報告しましょう。

逐一報告が出来ていれば、トラブル発生時に「相談」をする時にも、「なんでそんな事になってるんだ!」と怒られることは回避できるでしょう。

さらにレベルの高い「報連相」を!

ここまでお伝えしてきたのは、怒られないためのコツでした。
そういう意味では、社会人なら出来ていて当たり前と思われる部分かもしれません。

ここからは、相手の信頼を勝ち取る考え方をお伝えします!
※社会人をやってると自然に身につくことですが、少しでも早く癖にしましょう!

数手先まで先読みしておく

上司や先輩と円滑なコミュニケーションを取るために必要なのが、「先読みする力」です。

これまで「報連相」をした時のシーンを思い浮かべてください。

〇〇でトラブルが起きてまして・・

なるほど、それじゃあ△△しよう!

こんなあっさり終わらないですよね。笑

〇〇でトラブルが起きてまして・・

え?なんで?××は?□□は確認したの?Aさんは何て言ってんの?・・etc・・・

現実はこんなところでしょう。

悪い結果を報告すると、質問が次々と投げかけられる、そしてそれに答えても更に質問、そうしてるうちに答えられなくなり、「ちゃんと確認しろ!」と怒られる・・

これを防ぐために重要なのが、先読みです。

「報連相」における先読み手順
①相手がしてくるであろう質問を3つ考える。
②①の質問の回答を考える。
③②の回答への質問を3つ考える。
④③の回答を考える。

ここまで考えておくと9パターンの想定問答が用意できます。9パターンもあれば一度のの相談で上司、先輩との会話を完結することができ、次の方針がすぐに定まるでしょう。

「9パターンも考えるなんて面倒・・」と思うかもしれませんが、物事を理解する為にはこれくらい深く考えるべきです。

結果として、「報連相」のために考えた想定問答が目の前のトラブルを深く理解することに繋がり、目の前の仕事を解決する近道になるでしょう。

終わりに

あらためてポイントを掲載。

・「報連相」の言葉の意味を知る
・「報告」はいい結果も悪い結果も
・「報連相」をする時は相手の反応を予測する

これを抑えておけば、「報連相」で苦労する確率はグッと減るでしょう!(そもそも上司がまともでない場合はこの限りでないのであしからず・・・)